Regulamin

§ 1 Postanowienia ogólne

Regulamin reguluje działalność Koła Naukowego pod nazwą Koło Naukowe Solvro zwanego dalej „KN Solvro” lub „Koło”.
KN Solvro jest uczelnianą organizacją studencką i doktorancką, działającą na podstawie art. 111 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. z 2018 r. poz. 1668 ze zm.), aktów prawa wewnętrznego obowiązujących na Politechnice Wrocławskiej oraz przepisów prawa powszechnie obowiązującego.
KN Solvro działa w ramach Wydziału Informatyki i Telekomunikacji przy Katedrze Sztucznej Inteligencji Politechniki Wrocławskiej.
KN Solvro powołuje się na czas nieokreślony.
KN Solvro opiera swoją działalność na dobrowolnej pracy ogółu członków wraz z jego władzami.

§ 2 Misja i Wizja

Misją KN Solvro jest:

“Jesteśmy mostem między teorią i praktyką, kształcąc kolejne pokolenia studentów napędzających innowacje na Politechnice Wrocławskiej.”
Wizją KN Solvro jest:

”Wspieramy społeczność akademicką poprzez technologię, współpracę i wiedzę.”

§ 3 Cele i ich realizacja

Celami Strategicznymi KN Solvro wynikającymi z misji i wizji są:
1.1. Cyfryzacja życia studenckiego Politechniki Wrocławskiej – tworzymy rozwiązania od studentów dla studentów, odgrywając kluczową rolę w informatyzacji Politechniki Wrocławskiej.
1.2. Wspomaganie studentów w zakresie IT – organizujemy warsztaty, wydarzenia oraz tworzymy zasoby edukacyjne, aby rozwijać kompetencje techniczne studentów.
1.3. Stabilny wzrost i działanie KN Solvro – dbamy zarówno o wewnętrzne przekazywanie wiedzy, kompetencji i władzy, jak i o zewnętrzny obraz KN Solvro.
KN Solvro realizuje cele strategiczne poprzez:
2.1. Cele taktyczne – ustalane przez Zarząd, wynikające bezpośrednio z Celów Strategicznych opisanych w §3 ust. 1.
2.2. Kluczowe inicjatywy – ustalane przez Zarząd, specyficzne działania podlegające bezpośrednio pod Zarząd.
2.3. Cele operacyjne – wynikające z celów strategicznych oraz taktycznych, nadzorowane przez przewodniczących sekcji.

§ 4 Źródła finansowania

KN Solvro, aby realizować swoje cele, może finansować swoją działalność poprzez:
1.1. Środki Politechniki Wrocławskiej pozyskane zgodnie z Porozumieniem w sprawie finansowania działalności studentów i doktorantów w Politechnice Wrocławskiej (z dnia 7 kwietnia 2022 r.).
1.2. Środki pozyskane poprzez zawarcie umów z innymi podmiotami.
1.3. Dobrowolne składki członkowskie.
1.4. Nagrody uzyskane w konkursach.
1.5. Darowizny od osób fizycznych lub prawnych.
Środki uzyskane przez KN Solvro mogą być przeznaczone wyłącznie na realizację celów regulaminowych.

§ 5 Członkostwo

Członkiem KN Solvro może zostać każdy, kto spełnia jeden z poniższych warunków:
1.1. Jest studentem, doktorantem, pracownikiem lub absolwentem Politechniki Wrocławskiej.
1.2. Jest zainteresowany tematyką związaną z działalnością KN Solvro.
Członkowie KN Solvro dzielą się na:
2.1. Członków Nowych.
2.2. Członków Aktywnych.
2.3. Członków Honorowych.
O przyjęciu w poczet Członków KN Solvro decyduje Zarząd w wyniku uchwały.
Kompetencje Członka Nowego KN Solvro (z zastrzeżeniem ust. 9):
4.1. Możliwość korzystania z zasobów Koła, w tym sprzętu, materiałów oraz wsparcia merytorycznego w ramach działalności KN Solvro.
4.2. Prawo udziału w Walnych Zgromadzeniach Członków z wyłączeniem prawa do głosowania.
4.3. Zgłaszanie opinii dotyczących pracy Koła oraz Zarządu.
Członkostwo Aktywne nabywa się poprzez aktywny udział w projekcie i realizację zadania operacyjnego.
Kompetencje Członka Aktywnego KN Solvro (z zastrzeżeniem ust. 9):
6.1. Możliwość korzystania z zasobów Koła, w tym sprzętu, materiałów oraz wsparcia merytorycznego w ramach działalności KN Solvro.
6.2. Prawo udziału w Walnych Zgromadzeniach Członków.
6.3. Czynne i bierne prawo wyborcze do organów KN Solvro.
6.4. Zgłaszanie opinii, wniosków, postulatów dotyczących pracy Koła oraz Zarządu.
Członkostwo Honorowe nabywa się na prośbę danej osoby, uznaniowo poprzez uchwałę Zarządu, za znaczny wkład w działalność Koła.
Kompetencje Członka Honorowego KN Solvro (z zastrzeżeniem ust. 9):
8.1. Możliwość korzystania z zasobów Koła, w tym sprzętu, materiałów oraz wsparcia merytorycznego w ramach działalności KN Solvro.
8.2. Prawo udziału w Walnych Zgromadzeniach Członków z wyłączeniem prawa do głosowania.
8.3. Zgłaszanie opinii, wniosków, postulatów dotyczących pracy Koła oraz Zarządu.
8.4. Służenie swoim doświadczeniem i radą podczas prac Koła.
Jeżeli członek Koła nie jest bezpośrednio związany z Politechniką Wrocławską (jest np. studentem innej uczelni), jego kompetencje są ograniczone w następujących obszarach: 9.1 Nie może bezpośrednio korzystać z finansowania od Politechniki Wrocławskiej (głównie w zakresie dofinansowania wyjazdów). 9.2 Nie może kandydować na członka Zarządu. 9.3 Nie posiada prawa wyborczego, ani prawa głosu w ramach Zgromadzenia. Nie może wpływać na decyzje dotyczące kierunków rozwoju Koła.
Członkowie KN Solvro są zobowiązani do:
10.1. Aktywnego uczestnictwa w zebraniach i pracach Koła.
10.2. Należytego dbania o zasoby i środki materialne KN Solvro.
10.3. Podporządkowania się postanowieniom niniejszego regulaminu, uchwalonego przez Walne Zgromadzenie, a także postanowieniom i uchwałom Zarządu.
10.4. Dbania o dobre imię Koła oraz Politechniki Wrocławskiej.
10.5. Rzetelnego pełnienia przyjętych na siebie obowiązków.
Utrata Członkostwa następuje wskutek:
11.1. Pisemnej rezygnacji złożonej Zarządowi Koła.
11.2. Wykluczenia na podstawie uchwały Zarządu Koła.
11.3. Braku zaangażowania w prace Koła.
11.4. Wykluczenia na podstawie uchwały Walnego Zgromadzenia.
Od decyzji podjętej przez Zarząd na podstawie ust. 11 pkt. 11.2. – 11.3. niniejszego paragrafu przysługuje odwołanie do Walnego Zgromadzenia Członków w terminie 14 dni od daty jej otrzymania.

§ 6 Struktura organizacyjna

Władze KN Solvro stanowią:
1.1. Zarząd, w skład którego wchodzą:
1.1.1. Prezes Zarządu.
1.1.2. Dwóch wiceprezesów Zarządu.
1.2. Walne Zgromadzenie Członków, zwane dalej „Zgromadzeniem”.
Struktury kierownicze KN Solvro stanowią:
2.1. Przewodniczący sekcji.

§ 7 Sekcje

Sekcja jest organem działającym bezpośrednio pod Zarządem w określonym obszarze merytorycznym, komplementarnym do głównych celów i zadań KN Solvro.
Głównym celem sekcji jest podejmowanie działań wspierających realizację misji i wizji Koła, a także rozwój kompetencji i zaangażowania jej członków.
Sekcja jest powoływana bądź rozwiązywana w drodze:
3.1. Uchwały Zarządu.
3.2. Uchwały Walnego Zgromadzenia.
Na czele sekcji stoi Przewodniczący sekcji, który jest Członkiem Aktywnym KN Solvro.
Przewodniczący sekcji jest wybierany:
5.1 Uchwałą Zarządu.
5.2 Uchwałą Walnego Zgromadzenia.
Przewodniczący sekcji ponosi odpowiedzialność za realizację zadań sekcji oraz za zapewnienie zgodności jej działań z postanowieniami Regulaminu, uchwałami Walnego Zgromadzenia, Planem Taktycznym i decyzjami Zarządu.
Kompetencje sekcji
7.1. Planowanie i przeprowadzanie wyjazdów konferencyjnych oraz innych form edukacyjno-integracyjnych związanych z zakresem działalności sekcji, a także zapewnianie merytorycznego i logistycznego wsparcia uczestnikom.
7.2. Rozwój kompetencji członków sekcji poprzez organizację wewnętrznych i zewnętrznych szkoleń dla członków sekcji.
7.3. Organizacja spotkań i wyjazdów integracyjnych celem budowania relacji i współpracy w zespole, a także dbałość o przyjazną atmosferę sprzyjającą wymianie wiedzy i doświadczeń.
7.4. Ustalanie i realizacja celów operacyjnych zgodnych z celami strategicznymi i taktycznymi KN Solvro, monitorowanie postępów oraz raportowanie do Zarządu.
7.5. Działania promocyjne.
7.6. Administrowanie kanałami komunikacyjnymi sekcji oraz współpraca z innymi sekcjami i Zarządem w zakresie przepływu informacji.
7.7. Inicjowanie oraz prowadzenie wspólnych projektów z innymi sekcjami, wspieranie rozwoju produktów i projektów KN Solvro w zakresie kompetencji danej sekcji.
7.8. Ewidencjonowanie przeprowadzonych projektów, inicjatyw, wydarzeń, szkoleń i innych aktywności, a także opracowywanie raportów i podsumowań na potrzeby Zarządu oraz Walnego Zgromadzenia.
7.9. Nawiązywanie i utrzymywanie kontaktów z partnerami zewnętrznymi (uczelniami, firmami, organizacjami) oraz współpraca w zakresie wspólnych projektów i wydarzeń.
7.10 Prowadzenie rekrutacji ciągłej tzw. headhunting.
7.11 Wsparcie bieżących projektów i inicjatyw.
Obowiązki Przewodniczącego sekcji
8.1. Koordynowanie i nadzorowanie wszystkich zadań realizowanych w ramach sekcji, w tym wyznaczanie ról i zakresu odpowiedzialności poszczególnych członków.
8.2. Planowanie pracy sekcji w perspektywie krótkoterminowej (cele operacyjne).
8.3. Zapewnienie komunikacji z Zarządem i innymi sekcjami w sprawach wymagających współdziałania lub konsultacji.
8.4. Reprezentowanie sekcji wobec Zarządu i Walnego Zgromadzenia, w tym składanie sprawozdań z działalności sekcji na cyklicznych spotkaniach.
8.5. Dbanie o przestrzeganie Regulaminu, uchwał Walnego Zgromadzenia i decyzji Zarządu przez wszystkich członków sekcji.
8.6. Motywowanie członków do aktywnej pracy na rzecz sekcji oraz projektów.
8.7. Prowadzenie ewidencji członków utrzymując aktualną listę członków aktywnych
8.8. Opiniowanie przyznania statusu Członka Honorowego członkowi sekcji.
Funkcja Przewodniczącego sekcji ustaje na skutek:
9.1 Złożenia pisemnej rezygnacji, przyjętej przez Zarząd lub Walne Zgromadzenie.
9.2 Odwołania w drodze uchwały Zarządu lub uchwały Walnego Zgromadzenia.
9.3 Utraty statusu Członka Aktywnego w KN Solvro.

§ 8 Zarząd

Zarząd wybierany jest przez Walne Zgromadzenie Członków. Warunkiem powstania Zarządu jest wybór Prezesa Zarządu.
Zarząd jest powoływany na okres 12 miesięcy.
Daną funkcję w Zarządzie można pełnić najwyżej przez 2 kadencje.
Zarząd jest organem wykonawczym i kieruje działalnością KN Solvro.
Uchwały Zarządu zapadają zwykłą większością głosów przy obecności minimum 2 członków Zarządu.
Kompetencjami Zarządu są:
6.1. Reprezentacja Koła na zewnątrz i działanie w jego imieniu.
6.2. Podejmowanie decyzji w sprawie zakresu i sposobów realizacji celów Koła.
6.3. Kierowanie działalnością Koła i organizowanie jego prac.
6.4. Zwoływanie i organizacja Walnego Zgromadzenia Członków.
6.5. Realizacja uchwał Walnego Zgromadzenia Członków.
6.6. Opracowywanie planów i programów działalności Koła oraz przedstawianie ich Walnemu Zgromadzeniu Członków.
6.7. Prowadzenie ewidencji Członków Koła.
6.8. Zarządzanie majątkiem Koła.
6.9. Składanie sprawozdania ze swojej działalności i powierzonych mu środków w momencie upływu kadencji podczas Walnego Zgromadzenia Członków.
6.10. Opracowanie preliminarzu finansowego i programowego Koła.
6.11. Stworzenie możliwości przeprowadzania wyborów na Zarząd kolejnej kadencji. 6.12. Przygotowania płynnego przekazania władzy kolejnemu Zarządowi.
Zarząd ma prawo upoważnić dowolnego Członka Koła do reprezentowania Koła w określonej dziedzinie i określonym czasie.
Wybór Członków Zarządu odbywa się w głosowaniu bezpośrednim, równym i tajnym, zwykłą większością głosów przy obecności przynajmniej 1/2 Aktywnych Członków (z zastrzeżeniem § 5 ust. 9) podczas Walnego Zgromadzenia Członków.
Oficjalne i pełne przekazanie władzy nowo wybranemu Zarządowi następuje najpóźniej 12 miesięcy od dnia objęcia władzy poprzez poprzedni Zarząd i nie później niż miesiąc od dnia wyboru nowego Zarządu. Konkretną datę dzienną ustala Zarząd w drodze uchwały, a następnie zawiadamia o niej Członków Koła, najpóźniej w dniu wyboru nowego Zarządu.
Mandat członka Zarządu wygasa w przypadku:
10.1. Złożenia pisemnej rezygnacji na ręce Prezesa Zarządu, lub w przypadku rezygnacji z funkcji Prezesa – na ręce Opiekuna.
10.2. Upłynięcia kadencji Zarządu.
10.3. Odwołania Członka Zarządu przez Nadzwyczajne Walne Zgromadzenie Członków.
W przypadku rezygnacji lub odwołania z funkcji przeprowadza się wybory uzupełniające, które powinny zostać przeprowadzone w ciągu 14 dni od pisemnej rezygnacji. Przekazanie władzy w tym przypadku jest natychmiastowe z dniem wyboru nowego członka Zarządu.
Prezes ponosi odpowiedzialność za działalność KN Solvro przed władzami Politechniki Wrocławskiej.

§ 9 Walne Zgromadzenie Członków

Walne Zgromadzenie Członków jest najwyższym organem uchwałodawczym KN Solvro.
W skład Zgromadzenia wchodzi ogół Członków Aktywnych KN Solvro.
Walne Zgromadzenie Członków zwoływane jest przez Zarząd:
3.1. Co najmniej raz w roku akademickim.
3.2. Na żądanie 1/3 Aktywnych Członków Koła (z zastrzeżeniem § 5 ust. 9).
3.3. Na wniosek Prezesa Koła.
3.4. Na wniosek Opiekuna Koła.
O terminie i miejscu obrad Zgromadzenia Zarząd zawiadamia Członków co najmniej 14 dni przed terminem Walnego Zgromadzenia Członków.
Na Zgromadzeniu każdemu Aktywnemu Członkowi (z zastrzeżeniem § 5 ust. 9) przysługuje jeden głos.
Walne Zgromadzenie Członków na rozpoczęciu:
6.1. Wybiera przewodniczącego, który nadzoruje i moderuje przebieg Zgromadzenia.
6.2. Wybiera sekretarza, który sporządza protokół i czuwa nad poprawnością formalną obrad.
6.3. Wybiera członków komisji skrutacyjnej (co najmniej dwóch), którzy liczą głosy i przekazują wyniki Walnemu Zgromadzeniu.
6.4. Uchwala porządek obrad.
Uchwały Walnego Zgromadzenia Członków są wiążące, o ile w obradach uczestniczy co najmniej 1/2 Aktywnych Członków Koła (z zastrzeżeniem § 5 ust. 9), a dana uchwała została przegłosowana względną większością głosów z wyłączeniem §7 ust. 8 oraz §9 ust. 1 i 4.
Jeżeli Zgromadzenie nie posiada kworum, Prezes wyznacza drugi termin Zgromadzenia, nie wcześniej niż 1 dzień i nie później niż 7 dni od poprzedniej daty Zgromadzenia.
Kworum na Zgromadzeniu w drugim terminie stanowi liczba obecnych podczas Zgromadzenia Aktywnych Członków Koła (z zastrzeżeniem § 5 ust. 9).
Uchwały Zgromadzenia zapadają zwykłą większością głosów przy zachowaniu wymogów z ust. 3, 7 i § 5 ust. 9.
Do kompetencji Walnego Zgromadzenia Członków należą:
11.1. Zatwierdzanie regulaminów wewnętrznych Koła.
11.2. Uchwalenie wysokości dobrowolnej składki członkowskiej.
11.3. Wybór i odwołanie Zarządu, a także ich pojedynczych Członków.
11.4. Przyjmowanie sprawozdań z działalności Zarządu.
11.5. Rozpatrywanie wniosków i postulatów zgłoszonych przez członków.
11.6. Rozpatrywanie odwołań od uchwał Zarządu w sprawach członkostwa.
11.7. Podejmowanie uchwał w każdej sprawie wniesionej pod obrady, we wszystkich sprawach niezastrzeżonych do kompetencji Zarządu.
11.8. Prawo do uchylenia decyzji Zarządu.
Uchwały Zgromadzenia są ostateczne, z zachowaniem §1 ust. 2.

§ 10 Kontrola działań Zarządu

Kontrola działań Zarządu jest wspólną odpowiedzialnością wszystkich Aktywnych Członków. Organem nadzorującym zgodność działań Zarządu z niniejszym regulaminem oraz obowiązującym prawem (w szczególności wspomnianym w § 1 ust. 2) jest Walne Zgromadzenie Członków.
Aktywni Członkowie mają prawo złożyć oficjalne pisemne zapytanie (żądać informacji lub uzasadnienia decyzji) do Zarządu, dotyczące jednej z następujących kluczowych kwestii: 2.1. Rozliczanie wyjazdów. 2.2. Zakupy oraz zarządzanie budżetem. 2.3. Wydalenie członka/członków. 2.4. Zawieszenie lub zamknięcie projektów. 2.5. Likwidacja sekcji. 2.6. Zmiana przewodniczącego sekcji. 2.7. Oficjalne wnioski/podania składane do organów uczelni. 2.8. Relacje z organami PWr i zewnętrznymi. 2.9. Realizacji planu strategicznego i taktycznego.
Aby zapytanie było ważne, musi być podpisane przez co najmniej pięciu Aktywnych Członków.
Zarząd jest zobowiązany do udzielenia oficjalnej odpowiedzi w terminie do dwóch tygodni od momentu złożenia zapytania.
Członkowie, którzy złożyli zapytanie, nie mogą zostać wydaleni z Koła od momentu złożenia pisma do upływu dwóch tygodni po otrzymaniu odpowiedzi. W przypadku wykrycia nieprawidłowości lub budzących wątpliwości decyzji, okres ten ma umożliwić zebranie wymaganej liczby podpisów w celu zwołania Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia Członków.
W przypadku zwołania Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia Członków na podstawie tej procedury, od momentu złożenia wniosku o jego zwołanie do zakończenia posiedzenia, Zarząd nie ma prawa wydalić żadnych Aktywnych Członków posiadających prawo głosu.
Walne Zgromadzenie Członków może w drodze uchwały podjętej zwykłą większością głosów, zażądać od Zarządu przedstawienia dowolnej dokumentacji związanej z działalnością Koła.

§ 11 Postanowienia końcowe

Zmiana Regulaminu wymaga uchwały Walnego Zgromadzenia Członków podjętej bezwzględną większością głosów przy obecności co najmniej połowy liczby Aktywnych Członków Koła.
Zarząd KN Solvro ma obowiązek pisemnego zawiadamiania Rektora Politechniki Wrocławskiej, za pośrednictwem właściwej jednostki administracyjnej, o każdej zmianie treści niniejszego Regulaminu, zmianach w organach Koła, zmianie Opiekuna oraz każdej uchwale Walnego Zgromadzenia Członków, w terminie 14 dni od dnia dokonania zmiany.
Rektor Politechniki Wrocławskiej ma możliwość uchylenia aktu organu KN Solvro niezgodnego z przepisami prawa powszechnie obowiązującego, statutem uczelni lub regulaminem studiów.
Walne Zgromadzenie Członków bezwzględną większością 2/3 głosów przy obecności co najmniej połowy liczby członków Koła może podjąć uchwałę w sprawie zawieszenia działalności lub rozwiązania Koła.
Rektor Politechniki Wrocławskiej, w drodze decyzji administracyjnej, rozwiązuje uczelnianą organizację studencką i doktorancką, która rażąco lub uporczywie narusza przepisy prawa powszechnie obowiązującego, statut uczelni, regulamin studiów lub regulamin Koła.
KN Solvro ulega rozwiązaniu na mocy niniejszego Regulaminu, jeżeli w ciągu dwóch lat nie odbyło się Walne Zgromadzenie Członków, którego protokół przekazano Rektorowi Politechniki Wrocławskiej, za pośrednictwem właściwej jednostki administracyjnej.