Zakupy PWR

Najważniejsze informacje

Wprowadzenie do finansowania

Jak napisać zapytanie ofertowe

Dział Wsparcia Aktywności Studenkciej

Wzory dokumentów DWAS

Procedura

Uwaga

Dotyczy rozliczeń realizowanych z budżetu przechowywanego na Politechnice Wrocławskiej i z reguły rozliczanego przez DWAS (Dział Wsparcia Aktywności Studenckiej).

1. Rozpoczęcie procesu

   Zaleca się zaczęcie procesu zakupu co najmniej miesiąc wcześniej (z powodów administracyjnych PWr). Każdy wydatek należy skonsultować z osobą posiadają uprawnienia do wydatkowania budżetu (np. zarząd).

2. Uzyskanie oferty

   Należy usyskać ofertę w formie PDF (export konwersacji mailowej lub faktura proforma), która wskazuje co, jak, od kogo i za ile chcemy kupić. Szczegóły jak uzyskać ofertę i co musi się w niej znaleźć.

3. Załączniki specjalne

   Materiały promocyjne
   W przypadku merchu, wydruków i materiałów promocyjnych należy posiadać projekt graficzny z logotypem KN Solvro i PWR oraz potwierdzeniem projektu graficznego przez logotyp@pwr.edu.pl

   Wyjazdy
   W przypadku wyjazdów należy wypełnić dla każdego uczestnika w wersji fizycznej i pdf: - Skierowanie na wyjazd

   • Oświadczenie o zaniechaniu poboru podatku dochodowego
   • Oświadczenie o miejscu zamieszkania do celów podatkowych
   • Lista do wypłat w przypadku bileótów PKP i PKS
   • Listę osób wraz z indeksami

   Wskazówka

   W przypadku wyjazdów powyżej 15 osób można uzupełnić skierowanie grupowe.

4. Złożenie zamówienia

   Na adres zamowienia.dst@pwr.edu.pl należy wysłać ofertę, załączniki wraz z formułką

   Szanowna Pani,
   W ramach projektu XYZ planujemy zakup XYZ, które posłużą XYZ (uzasadnienie zakupu).

   W załączniku znajdą Państwo ofertę od wybranego konreahenta (oraz jeśli dotyczy wymagane załączniki). Szczególy zamówienia:
   

   Podmiot: Koło Naukowe Solvro
   Osoba odpowiedzialna za rozliczenie: imie, nazwisko, indeks, nr, mali (jeśli nie w stopce)

   
   

   Numer wniosku i dofinansowania: XYZ (np. 88/2024 Koło Strategiczne, projekt nr. 91/KS/003025)
   Firma realizująca zamówienie: nazwa, adres, nip, telefon, mail
   Koszt i forma dostawy: XYZ
   Kwota jednostkowa brutto: XYZ zł
   Kwota jednostkowa netto: XYZ zł
   Ilość: XYZ zł
   Kwota łączna brutto: XYZ zł
   Kwota łączna netto: XYZ zł
   VAT: XYZ, zł, XYZ%
   Warunki płatności: XYZ (preferowany przelew 14 dni od otrzymania faktury)
   Ważność oferty: XYZ (preferowane min. 14 dni)

   (w przypadku wyjazdu należy podać miejsce, datę oraz listę osób)

   Z poważaniem

   Stopka Solvro

5. Zamówienie zakupu PWR

   W odpowiedzi na powyższego maila, jeśli nie ma zastrzeżeń co do zakupu, powinniśmy otrzymać informację, że wniosek zakupowy jest procedowany wraz z jego numerem. Następnie po przejściu drogi administracyjnej otrzymujemy potwierdzenie z PWR w postaci “Zamówienia zakupu”, które przekazujemy konreahentowi. Oznacza to, że kontrahent może zrealizować zamówienia oraz wystawić fakturę VAT.

6. Rozliczenie

   Fakturę VAT wysyłamy w wątku zamówienia, co kończy procedurę zakupu.

Adres dostawy

Zakupy realizowane dostawą kuriera można realizować na adres: ulica Wybrzeże Stanisława Wyspiańskiego 40, 50-370 Wrocław bud. H-14, pok. 1.07. W przypadku ciężkich przedmiotów należy być w kontakcie z kurierem celem wniesienia przedmiotu.

Zakupy sprzętu

Jeśli zakupiono materiały powyżej 500 zł, które będą służyły dłużej niż jeden rok należy zgłosić się do kierownika ewidencji i administrowania składnikami majątku DWAS Pana Romana Dębskiego, budynek H-14, pok. 1.10 celem wpisania na ewidencję.

Śledzenie zamówień

Wszystkie zamówienia powinny być śledzone od początku do końca. W przypadku braku odpowiedzi powyżej tygodnia należy podbić maila.

Pytania i przypadki szczególne

W H14, pok. 1.07 (pierwsze pietro, drzwi na wprost) znajduje się dział rozliczeń DWAS. Bardzo miłe Panie zawsze pomogą i wyjaśnią wszelkie wątpliwości.