Wzorzec zapytania ofertowego

Czym jest zapytanie ofertowe?

Zapytanie ofertowe to zwięzły dokument kierowany do potencjalnych wykonawców lub dostawców, w którym określamy, co zamierzamy nabyć (np. produkt) i prosimy o wycenę wraz z przedstawieniem warunków (np. kosztu).

Gdzie szukać informacji?

Na stronie Działu Wsparcia Aktywności Studenckiej można znaleźć wzorcowe zapytanie ofertowe do podmiotu zewnętrznego w prezentacji „Szkolenie dotyczące finansowania działalności studenckiej i doktoranckiej.”

W prezentacji zawarto także wytyczne dotyczące zapytań ofertowych, które obowiązują w Politechnice Wrocławskiej.
Przed przygotowaniem pisma koniecznie zapoznaj się z odpowiednią sekcją prezentacji. Do najważniejszych należą (na luty 2025):

Koniecznie poinformuj podmiot, że zakup zostanie zrealizowany na podstawie oficjalnego zamówienia z Politechniki Wrocławskiej.
Zawsze sugeruj odroczony termin płatności przelewem (minimum 14 dni). Unikaj przedpłat jak ognia.

Wzorcowe zapytanie ofertowe

Dzień dobry,

Reprezentuję Koło Naukowe / Agendę Kultury / Organizację Studencką ………… działającą przy Politechnice Wrocławskiej.

Chciałbym/chciałabym zakupić (dokładna nazwa produktu). Bardzo proszę o wycenę ww. produktu/usługi.
Proszę o przygotowanie oferty z uwzględnieniem wszystkich poniższych informacji:

Dane firmy (adres, NIP, numer rachunku bankowego)
Cena jednostkowa produktu (netto, brutto, stawka VAT)
Całkowity koszt zamówienia (netto, brutto, stawka VAT)
Dostawa (np. odbiór osobisty lub informacja o ewentualnych kosztach)
Ważność oferty (np. 30 dni)
Forma płatności (preferowana forma – odroczony przelew 14-dniowy)

Ze względu na procedury realizacji zamówień w Politechnice Wrocławskiej pragnę zaznaczyć, że zakup powinien być zrealizowany na podstawie oficjalnego zamówienia (dokument potwierdzający z PWr).

Konkretny przykład zapytania

Politechnika Wrocławska, Koło Naukowe Solvro
Wybrzeże Wyspiańskiego 27
50-370 Wrocław, Polska
NIP: 896-000-58-51
14.02.2025

RST sp. z o.o. sp. k.

ul. Racławicka 2-4

53-146 Wrocław, Polska

Szanowni Państwo,

Reprezentuję Strategiczne Koło Naukowe Solvro działające przy Politechnice Wrocławskiej.
W ramach naszego flagowego projektu ToPWR korzystamy z Państwa produktu AdminJS, który doskonale spełnia nasze potrzeby.

W związku z dalszym rozwojem projektu zwracamy się z uprzejmą prośbą o przygotowanie oferty na zakup rozszerzenia Relations do usługi AdminJS. Prosimy o uwzględnienie poniższych informacji w ofercie:

Dane firmy (adres, NIP, numer rachunku bankowego)
Cena jednostkowa produktu (netto, brutto, stawka VAT)
Całkowity koszt zamówienia (netto, brutto, stawka VAT)
Dostawa (np. odbiór osobisty lub koszt wysyłki)
Ważność oferty (30 dni)
Forma płatności: jako organizacja z sektora publicznego prosimy o możliwość wystawienia faktury VAT z minimum 14-dniowym terminem płatności (zapłata przelewem po otrzymaniu faktury)

Ze względu na procedury realizacji zamówień w Politechnice Wrocławskiej, zakup powinien być zrealizowany na podstawie oficjalnego zamówienia (dokument potwierdzający z PWr).

Będziemy wdzięczni za przesłanie oferty w formie elektronicznej w odpowiedzi na tę wiadomość. Uprzejmie prosimy o przygotowanie oferty do dnia 21.02.2025.

W razie dodatkowych pytań pozostajemy do dyspozycji pod adresem e-mail lub numerem telefonu:

+48 123 123 123.

Z poważaniem,

Elek Żelkowski
Product Manager
Koło Naukowe Solvro
Politechnika Wrocławska
+48 123 123 123