Rekrutacja

Jak rekrutujemy członków?

Sposobów na zostanie członkiem KN Solvro jest kilka. Dzielą się one na dwie grupy:

Rekrutacja

KN Solvro w określonych terminach prowadzi ustrukturyzowaną rekrutację, która jest mocno promowana. Zazwyczaj są to początki semestrów, a rekrutacja obejmuje wszystkie sekcje. Zalecany maksymalny czas trwania to miesiąc.

Headhunting

Szeroko pojęty całoroczny headhunting umożliwia przyjęcie wybitnych osób do KN Solvro poza okresem targetowanej rekrutacji. Rola poszukiwania takich osób leży na przewodniczących sekcji i projektów, ale końcowa decyzja i tak musi być uzgodniona z Zarządem.

Procedury

Rekrutacja

Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za rekrutację

Zaleca się wyznaczenie koordynatora rekrutacji. Tak naprawdę, im szybciej, tym lepiej.
Ustalenie terminu rekrutacji

Początki semestrów są najlepsze, czym szybciej tym lepiej. W przypadku wakacyjnego wyzwania rekrutacja była rozstrzygana już pod koniec wakacji.
Ustalenie zapotrzebowania

Koordynator wraz z Zarządem po konsultacjach z przewodniczącymi sekcji oraz projektów powinien określić cel rekrutacji pod względem liczby i kompetencji osób.
Przygotowanie promocji

Zakładając rekrutację na początku semestru to właśnie przed jej rozpoczęciem mamy wystarczająco czasu, żeby przygotować promocję. Możemy do niej zaliczyć:
- Posty na social media (możliwe posty):
  - zajawka rekrutacji
  - rozpoczęcie rekrutacji
  - otwarcie formularza
  - po jednym poście na sekcję przedstawiającą ją wraz z krótkim opisem
  - po jednym poście na kluczowe/planowane projekty
  - success story poszczególnych członków koła
  - informacja o II etapie rekrutacji
  - zadanie rekrutacyjne
  - przypomnienie o końcówce terminu
  - podsumowanie rekrutacji
- Plakaty:
  - Wykonanie/odświeżenie projektu graficznego
  - Uzyskanie zgody na wywieszenie plakatów
    W budynkach PWR
    Zgodę na publikację pozostałych (niekomercyjnych) plakatów można uzyskać mailowo pisząc do Kierownika Sekcji Administratorów w Dziale Zarządzania Obiektami, mgr inż. Anny Kozłowskiej: anna.kozlowska@pwr.edu.pl Na tego maila należy przesłać maila z prośbą wraz z projektem plakatu, datą wywieszenia i zdjęcia. Należy również podać wymiary i budynki, w których taki plakat będzie wisiał. Do wyboru mamy: A-1 (max. 1), A-2 (max. 1), A-3 (max. 1), A-4 (max. 1), A-5 (max. 1), B-1 (max. 1), B-4 (max. 1), B-5 (max. 1), B-9 (max. 1), C-1 (max. 2), C-5 (max. 1), C-6 (max. 1), C-7 (max. 1), C-13 (max. 1), C-16 (max. 1), D-1 (max. 1), D-2 (max. 1), D-20 (max. 1), D-21 (max. 1), E-1 (max. 1), H-4 (max. 1), L-1 (max. 3), M-11 (max. 1)
    
    Na akademikach
    W tym przypadku wysyłamy maila z prośbą o wywieszenie plakatów wraz z projektem do Dyrektora Działu Studenckiego, Pana Michała Skalnego: michal.skalny@pwr.edu.pl
    
    W SKS
    W tym przypadku wysyłamy maila z prośbą, projektem oraz datą do sks@sks.pwr.edu.pl, damian.zielezinski@pwr.edu.pl, lukasz.ptaszek@pwr.edu.pl
- Strona
  - Post o rekrutacji na blogu
  - Informacja na głównej stronie
- Aplikacje KN Solvro
  - Baner o rozpoczętej rekrutacji
  - Powiadomienia push
- Wydarzenia
  - Stanowisko na DAS
  - Stanowisko na DAWIT
  - Stanowisko na ILovePWR
  - Rekrutacja na PWR
  - Inne wydarzenia
- Promocja bezpośrednia
  - Grupy kierunkowe - załatwiane przez grupę starostów
  - Wizyty na wykładach
  - Wysyłanie po znajomych :)
I Etap rekrutacji - formularz rekrutacyjny

Zaleca się użycie Eventownika Solvro lub ostatecznie Google forms do utworzenia formularza I etapu zawierającego:
- Metryczkę - imię, nazwisko, index, email, wydział, kierunek, rok
- Sekcję o sobie - doświadczenie miękkie, umiejętności twarde, zainteresowania, wybór sekcji
- Wolne wnioski
I etap rekrutacji służy zebraniu informacji o zainteresowaniu daną rekrutacją. Powinien on być prosty i przystępny w wypełnieniu.
II Etap rekrutacji - zadanie rekrutacyjne

Zadanie do rozwiązania. Przewodniczący każdej sekcji jest odpowiedzialny za dostarczenie zadania rekrutacyjnego. W miarę możliwości wszystkie zadania powinny być o jednakowym motywie. Na tym etapie tworzymy również formularz II etapu, gdzie podajemy dodatkowo link do rozwiązania, linki do portfolio oraz inne wnioski.
III Etap rekrutacji - rozmowa rekrutacyjna

Przewodniczący sekcji lub Zarząd może przeprowadzić (lub oddelegować) rozmowę rekrutacyjną z wybranymi lub wszystkimi rekrutami. Wnioski z danej rozmowy są dołączane do oceny zadania rekrutacyjnego. O ile rozmowa rekrutacyjna to doskonała okazja na sprawdzenie umiejętności miękkich i poznanie rekrutów to należy pamiętać o czasochłonności takich rozmów.
Rozstrzygnięcie rekrutacji

Przewodniczący każdej sekcji ma obowiązek sprawdzić lub oddelegować sprawdzenie danych zadań rekrutacyjnych. Następnie koordynator rekrutacji wraz z Zarządem i przewodniczącymi sekcji (plus osoby chętne) wybiera kogo przyjmujemy. Osoby otrzymują informację o przyjęciu lub odrzuceniu do koła wraz z feedbackiem zadania. W formularzu powinien również znajdować się formularz do feedbacku rekrutacji.
Zebranie chętnych rodziców

System rodzica polega na przydzieleniu opiekuna nowym osobom. Ma to posłużyć sprawnemu wdrożeniu się w koło.
Wdrożenie członków do koła

Wdrożenie nowych członków
Retrospekcja rekrutacji

Koordynator rekrutacji wraz przyjętymi rekrutami, Zarządem i zainteresowanymi osobami podsumowują rekrutację, wyciągają wnioski na przyszłość i oficjalnie zakończają proces rekrutacji. Przykładowe KPI oceniające rekrutacje to: - skuteczność promocji liczona za pomocą wyświetleń - liczba wypełnionych formularzy I etapu - liczba wypełnionych formularzy II etapu - liczba pozytywnie ocenionych zadań II etapu - średnia ocena wynikająca z formularza feedbackowego

Headhunting

Całoroczny headhunting umożliwia dołączenie do KN Solvro w dowolnym momencie roku. Zachęcamy wszystkich członków KN Solvro do aktywnego poszukiwania potencjalnych talentów, jednak w szczególności obowiązek ten spoczywa na przewodniczących sekcji i projektów.

Zdarzają się również sytuacje, w których podczas trwania semestru zgłaszają się do nas osoby z zewnątrz, na przykład z pomysłem lub produktem, co także jest bardzo mile widziane.

Decyzję o przyjęciu nowego członka do KN Solvro zawsze podejmuje Zarząd większością głosów.

Wdrożenie

Przydział rodzica

Z listy chętnych rodziców przydzielamy opiekuna danej osobie. Rodzic powinien być członkiem z tej samej sekcji co dana osoba. Najlepiej jeśli rodzic jest również z tego samego projektu co nowy członek KN Solvro.
Rozmowa 1:1

Rodzic, ewentualnie ze wsparciem koordynatora rekrutacji/przewodniczącego sekcji/zarządu powinien porozmawiać z nową osobą. Głównym celem jest zapoznanie rodzica z nowym członkiem, ale również poznanie zainteresowań danej osoby pozwalające na przydzielenie do projektu i ewentualnej zmiany sekcji. Wstępny plan rozwoju również może zostać poruszony na takim spotkaniu. Po spotkaniu rodzic podsyła najważniejsze informacje np. docs.solvro.pl
Wpisanie na listę członków

Kluczowym elementem jest zapisanie danej osoby na liście członków ze statusem “Nowy”. W tej liście powinien znajdować się również przydział do sekcji i projektu, rodzic, github, sociale itd. Obecnie korzystamy z google sheets: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1OJyAK0QliIHblmLpYTVk3cP0w2epvtZU3oGT6Bda8W4/edit?gid=2053720905#gid=2053720905 Zebranie potrzebnych danych może odbyć się za pomocą Eventownika Solvro jako kolejny formularz do wypełnienia.
Przypisanie do githuba

Należy zarekomendować danie gwiazdki na repozytoriach aktualnych projektów oraz follow organizacji. Członkowie powinni również zmienić swoje członkostwo na publiczne.
Przypisanie do kanałów komunikacji

Dodanie do discorda i messengera. Należy wymusić zmianę nicku na imię i nazwisko oraz ustawienie odpowiednich ról.
Przypisanie do zasobów koła

W obecnej chwili wyróżniamy canvę, figmę i dysk współdzielony.
Zaplanować merch

Cyklicznie realizujemy bluzy i inny merch. Należy monitorować sytuację i cyklicznie zbierać zamówienia na merch.
Pierwsze spotkanie

Przypomnieć osobie o spotkaniu stacjonarnym, wraz z jego godziną i lokalizacją.
Integracja

Optymistycznie po rekrutacji odbywa się integracja lub wyjazd integracyjny.
Wdrożenie do sekcji

Zapoznanie nowych rekrutów z sekcją leży w gestii przewodniczących sekcji. Chodzi o udostępnienie materiałów i możliwości na poznanie używanych technologii i praktyk. Jednym z pomysłów jest hackathon każdej z sekcji, na którym (przykładowo) przepisujemy zadanie rekrutacyjne stosując technologie używane w kole i dobre praktyki.
Wdrożenie do projektu

Przyjęcie nowych rekrutów do projektu leży w gestii przewodniczącego projektu. Zalecane jest przeprowadzenie stacjonarnego spotkania wizyjnego, gdzie dane osoby mają możliwość poznania wizji produktu, zapoznanie z zespołem i wyznaczenie zakresu działania.

Po aktywnym działaniu w projekcie oraz wykonaniu pierwszego zadania operacyjnego otrzymuje się status członka aktywnego. Dbanie o statusy członków oraz aktualizację listy członków leży w gestii przewodniczących sekcji.